אגודה הינה סוג של תאגיד משפטי (cooperative), דהיינו התארגנות של חבר בני אדם המבקשים יחד לפעול לקידום מטרה משותפת וכך למעשה הוקמו הקיבוצים, המושבים השיתופיים, מושבי העובדים, הכפרים השיתופיים ועוד.
באגודה שיתופית רווחת החברים קודמת לרווח החברים, אך לא שוללת את קיומו וזאת בשונה מחברה שבה השאת ההון והרווח הינו המטרה המרכזית.
בעוד בחברה יכול להיות אדם אחד הבעלים של החברה וגם יכולים להיות בעלי מניות שחלקם בחברה שונה, הרי שבאגודה שיתופית בעיקרון לכל חבר יש אותן זכויות וחובות וכך גם זכויות ההצבעה באספה הכללית שהינה אישית. (ייפוי כוח מתאפשר רק במקרים ייחודיים).
שוני חשוב ונוסף הוא הניהול של האגודה ובדרך כלל הנהלת האגודה נבחרת לתקופה של שנתיים והמכהנים בה עושים זאת על דרך של התנדבות וללא כל תמורה כספית ויכולתם לקבל החלטות מחייבת לא פעם סיוע מקצועי של מומחים בתחומים שונים ובעיקר בתחום המשפט.
סיום שנה ותחילת שנה חדשה היא הזדמנות לבחון מחדש את התנהלות האגודה על מנת לרענן תחומים שבהם האגודה צריכה לבדוק את עצמה.
תקנון האגודה
לכל אגודה קיים תקנון שהינו החוזה בין החברים, בינם לבין עצמם ובינם לבין האגודה ותקנון האגודה מחייב אחת לכמה שנים עדכון וריענון על מנת שיעמוד במטרות העדכניות של האגודה וחבריה וגם שלא יסתור חקיקה או פסיקה. עדכון התקנון מחייב החלטת האספה ואישור הרשם.
קבלת חברים לאגודה והוצאתם מהאגודה
החברות באגודה הינו נושא רגיש המחייב התייחסות מיוחדת, שכן פעמים רבות בעת העברת זכויות יש חובה אקטיבית להודיע על סיום חברות באגודה עקב שינוי תנאי הכשרות לחברות. (אם פלוני מכר זכויות בנחלתו הרי שאינו עומד בדרך כלל באחת מתנאי הכשרות לחברות). כך גם יש להימנע ממצב שבו פלוני הפך לחבר מכוח התנהגות, פעולה הניתנת למימוש (בהתאם לתקנה 2א לתקנות האגודות השיתופיות(חברות)) ושניתן למנוע אותה על ידי הכנסת סעיף מתאים בתקנון.
נהלי עבודה
חשוב לקבוע בכל אגודה נוהלי עבודה בכל תחום המעסיק את האגודה. כך אפשר לקבוע נהלים בעניין רכישת ציוד, נוהל פניה לאגודה, נוהל עבודת ההנהלה ועוד. נהלים אלו יבטיחו שכל מערך המתנדבים הפועל באגודה יפעל על פי כללים ברורים שנקבעו ואושרו באספה הכללית.
עדכון פנקס החברים
רשם האגודות מחייב כי האגודה תנהל פנקס חברים עדכני ופנקס זה גם חשוב שכן הוא גם קובע מי רשאי לבחור ולהיבחר לאגודה. יש להקפיד הקפדה יתרה על עדכון וניהול הפנקס, דבר שיבטיח בעת הצורך התנהלות תקינה של החלטות מוסדות האגודה.
שעבודים וביטולם
על האגודה לנהל פנקס של שעבודים ועל האגודה לוודא ששעבודים אלו נמחקים כאשר המטרה ליצירת השעבוד אינה מתקיימת עוד. במקרים רבים מידי מתברר כי לאגודות קיימים שעבודים שאין בהם צורך והדבר עלול להפריע להתנהלות הכלכלית של האגודה.
עדכון הסכמים עם נותני השירותים וקבלנים
כל אגודה חותמת על הסכמים עם נותני שירותים בהם איש מים, תברואן, חצרן וחותמת על הסכמים עם גורם חיצוני לניהול של המכולת או כל נכס אחר של האגודה. הסכמים אלו יש לבדוק ולעדכן בכל שנה ולהבטיח כי יקוימו בהם התנאים שנקבעו בהסכמים. כך לדוגמא יש חשיבות שנותני השירותים יבטחו את עצמם בביטוח צד ג' לטובת האגודה וחבריה. יש להבטיח כי הסכם שפג תוקפו לא יחודש לפני שבאי כוח האגודה יבחנו אותו מחדש על מנת להבטיח שהוא שומר על האינטרסים של האגודה.
ביטוח וביטוח אחריות מנהלים
ביטוח נכסי האגודה וביטוח צד ג' מחייב סיוע מקצועי שכן מרביתם המוחלטת של נושאי התפקידים באגודה אינם מומחים בתחום. ראוי להיעזר ביועץ ביטוח על מנת שלאגודה יהיה כיסוי ביטוחי ראוי ולא חלילה תת ביטוח מצד אחד או ביטוח מיותר מצד שני. בנוסף על האגודה לבטח את נושאי המשרה ובעלי התפקידים בביטוח מקצועי שישמור על האגודה ונושאי המשרה שלה במידה ותוגש תביעת ביטוח בנושא מסוים. ראוי להדגיש כי כיסוי ביטוח זה מובטח כל זמן שדברים התרחשו בתום לב ובשגגה ולא בזדון.
ניהול משק המים
ענף המים מחייב סיוע מקצועי קבוע זאת בשל דרישות רגולטוריות של רשות המים המשתנות חדשות לבקרים. הניהול המקצועי מחייב ריענון וחידוש רשת המים המקומית לבתים ולשדות והורדת הפחת למינימום האפשרי אך הוא גם מחייב גביית תשלום שיבטיח ניהול כלכלי מאוזן ולא הפסדי. ראוי להכין תכנית חומש בסיוע גורמי מקצוע על מנת להבטיח מקורות מים נוספים לחקלאות על המים השפירים באמצעות מערכות קולחין, שפד"ן וכל פתרון ראוי אחר לטובת היצור החקלאי.
תכנון-תכנית בנין עיר (תב"ע) ומפות לצרכי רישום
החלטות מועצת מקרקעי ישראל והמועצה הארצית לתכנון ובנייה בעניין האפשרות לייצר את היחידה השלישית למגורים והאפשרות לפצל יחידות מגורים מחייבת הכנת תכנית מעודכנת שתאפשר את מימוש ההחלטות הללו למי שירצה. בהכנת התוכנית החדשה, ראוי להתייחס גם לשטחים המשותפים של האגודה ובהם שטחי תעסוקה, שטחי ציבור, דרכים לשדות החקלאיים ועוד. מומלץ כי לכל אדריכל שמכין את התוכנית העדכנית לאגודה תתלווה ועדה מטעם האגודה. בהזדמנות חשובה זו יש לבחון מחדש את התב"ע הישנה של האגודה ומה נדרש בתוכנית החדשה שיבטיח את צרכי הציבור והקהילה העכשוויים והעתידיים מחד ואת הצרכים הכלכליים של האגודה מאידך.
פיתוח כלכלי באגודה
חיזוק התשתית הכלכלית של האגודה וחבריה מחייב בחינת אפשרויות לפיתוח כלכלי בשטחי המשבצת של האגודה. על מנת לבדוק היתכנות של פיתוח כלכלי ראוי להיעזר באנשי מקצוע. החלטות מועצת מקרקעי ישראל מאפשרות פיתוח כלכלי (אזור תעסוקה) לכל אגודה בתשלום. ההיתכנות להקמת אזור תעסוקה תלויה רבות במיקום של הישוב ובהחלטות של מוסדות התכנון לאפשר הקמה של אזור תעסוקה כמתבקש. ראוי לבחון את האפשרויות העומדות בפני האגודה להקמת מיזם כלכלי שעשוי לחזק את האיתנות הכלכלית של האגודה וחבריה.
ארכיון ותיעוד
ידועה האמרה של יגאל אלון ז"ל "שמי שאין לו עבר עתידו לוט בערפל" ולו רק בנסיבות אלו ראוי כי בכל ישוב יוקם ארכיון שיתעד את ההיסטוריה של הישוב מראשית הקמתו. קיימים כבר דוגמאות ראויות לחיקוי שמשמשות מקור השראה וידע לדורות הבאים.
כלים לניהול האגודה
הסוד החשוב בניהול ארגון, הוא בעיקר בניהול הידע הרב וניטורו בעת הצורך. האגודות בחלקן מתנהלות רחוק מהנדרש בשל תפיסות עבודה נושנות. מרבית המידע היום לא מגיע במכתב לישוב אלא באמצעות הדואר האלקטרוני והדבר מחייב חשיבה מחודשת היכן נשמר המידע, מי עוקב אחרי ביצועו, איך מתנהלים תיקי החברים באגודה, איך שומרים על סודיות ועוד.
מאזן ובזמן
כמו כל תאגיד האגודה נדרשת להכין תקציב בסוף כל שנה לשנה הבאה ולאשר מאזן בכל שנה עבור השנה החולפת. המאזן הינו כלי אפקטיבי במידה והוא מגיע לדיון לאספה במחצית הראשונה של השנה החולפת, כי אז ניתן לתקן ליקויים כלכליים שעלו במאזן. גם הרגולטור (רשם האגודות) מחייב הכנת מאזן זמן קצר לאחר סיום השנה. באגודה שמתנהלת בצורה תקינה אין כל סיבה שמאזן לא יגיע לאישור האספה הכללית כארבע עד שישה חודשים מתום שנת התקציב.
ולסיום, ניהול שקוף ופתוח של ענייני האגודה בפני חבריה והפעלת מנגנון של ביזור סמכויות, קרי הפעלת ועדות רבות לניהול ענייני האגודה יבטיח כי האגודה תתנהל בצורה בריאה לטובת כלל חבריה. על האגודה המבקשת לשמור על איתנות כלכלית לאתר הזדמנויות כלכליות בטוחות ולהימנע מסיכונים מיותרים. ניהול אגודה מחייב היוועצות שותפת של אנשי מקצוע שכן מרבית חברי הנהלות האגודות באים עם רצון טוב להתנדבות אך עם היעדר ידע בתחום ולכן הליווי המקצועי חשוב ביותר.
אנו כמובן עומדים לרשות האגודה וחבריה בכל עת לייעוץ והדרכה.
