מגבלות ההתכנסות של אספות כלליות מחד בשל התפרצות נגיף הקורונה והחובה לפעול לפי לוח זמנים מאידך בשל חובות רגולטוריים יוצרות לאגודה ולחבריה אתגרים לא פשוטים המחייבים היערכות של האגודה למצב החדש שנוצר.
מגבלות אלו כפי שהתקבלו על ידי משרד רשם האגודות מקשות על כינוס אספות כלליות באגודות שיתופיות רבות.
בשל עובדה זו הוציא משרד רשם האגודות השיתופיות מספר הנחיות הנוגעות להתנהלות האגודה בעת הזו.
ככלל, על פי הנחיות משרד רשם האגודות יש להימנע מכינוס אספות כלליות ולקיימן רק בנסיבות שיפורטו בחוזר זה נעסוק במספר נקודות חשובות:
כינוס אספות כלליות
במקרים דחופים מציע משרד הרשם לקיים אספה כללית באמצעים טכנולוגיים שאינם קיימים ו/או שחלק מחברי האגודות לא יוכלו להשתמש בהם.
בעניין זה נעשתה פנייה על ידי האיחוד החקלאי למשרד רשם האגודות להגמשת התנאים שבהם תכונס האספה הכללית ובכל מקרה שההתכנסות תתאפשר זאת בהתאם למגבלות שנקבעו על ידי מטה הקורונה מעת לעת ולא בהחמרת יתר.
בשלושה נושאים קבע משרד הרשם שיש דחיפות לקיום אספה:
- אישור תקציב
- אישור דו"חות כספיים (מאזן)
- החלטה דחופה על קבלת חבר, הנדרשת לצורך אישור עסקת מקרקעין. (יש לזכור כי במרבית התקנונים של הישובים המסונפים לאיחוד החקלאי, קבלת חברים היא בסמכות הועד ולא נדרשת החלטה של האסיפה הכללית לקבלתם).
בכל נושא אחר לכינוס אספה נדרש אישור מוקדם ממשרד רשם האגודות וזאת באמצעות פנייה לכתובת This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. על מנת שיגובש פתרון בהתאם לנסיבות העניין.
האיחוד החקלאי פנה למשרד הרשם על מנת שתתאפשר גם כינוסה של אספה לאישור מיזם כלכלי, שכן פעמים רבות מדובר בנושא דחוף. הפנייה לרשם האגודות הייתה שאישור מיזם כלכלי יהיה אחד מהנושאים הדחופים שלא נדרשת עבורם החובה לפנות לרשם האגודות לאישור קיום אספה.
כפי שהודגש בחוזר רשם האגודות, יש להקפיד על מתן הזדמנות לכל חבר אגודה הרוצה בכך להשמיע את דעתו ולהשתתף בדיון גם כאשר הדיון מתקיים באמצעים טכנולוגיים.
מועדי בחירות- תקופת כהונה של ועד
להלן אורכות שקבע משרד רשם האגודות לוועד אגודה שמועד כהונתו עומד להסתיים:
- ועד שתקופת הכהונה שלו עומדת להסתיים לאחר 12/7/2020, הכהונה שלו תוארך בשלושה חודשים, על פי חוק.
- ועד שתקופת הכהונה שלו הוארכה באופן אוטומטי ופוקעת לאחר ה-12/7/2020, הכהונה שלו תוארך בעוד שלושה חודשים ולא נדרש אישור רשם האגודות להארכה זו.
- ועד שתקופת הכהונה שלו הוארכה בעבר באופן אוטומטי+ הוארכה בעבר בהחלטת רשם האגודות ופוקעת לאחר ה-12/7/2020, תוארך בחודשיים נוספים ואין צורך בפנייה לרשם האגודות.
- ועד ממונה שתקופת הכהונה שלו מסתיימת בין המועדים 12/7/2020-31/8/2020, תוארך הכהונה בחודשיים נוספים ואין צורך בפניה למשרד רשם האגודות.
הנחיות משרד הרשם לכינוס אספות באמצעים טכנולוגיים היו כמעט בלתי אפשריות ואנו פנינו למשרד רשם האגודות עם הצעות ורעיונות נוספים ומקווים שאכן יעודכנו בקרוב ההנחיות, כך שיאפשרו כינוס אספות כלליות דחופות.
אורכה בהגשת הדו"חות הכספיים
על פי תקנה 4(א) לתקנות רשויות האגודה (ניהול וביקורת חשבונות) התשל"ה-1975 נקבע כי:
"האגודה תגיש לרשם, תוך שמונה חודשים מתום שנת הכספים או בתוך שלושים יום מיום שהושלמה ביקורת החשבונות, לפי המוקדם, את הדו"חות הכספיים המבוקרים שלה כשהם ערוכים לפי כללי החשבונאות ולפי תקנות הדו"חות".
משרד רשם האגודות קבע כי בשל המעבר לדיווח מקוון ונוכח מצב העניינים עקב נגיף הקורונה המתמשך, לא תיאכף חובת הגשת דוחות כספיים לשנת 2019 עד לתאריך 30.11.2020 לכלל האגודות השיתופיות, ככל שהאגודה הגישה את דוחותיה הכספיים לרשם עד לשנת 2018 כולל, כנדרש.
לידיעתכם, אגודה אשר לא תגיש דוחותיה כנדרש על פי הקבוע בתקנה 4 לתקנות האגודות השיתופיות (ניהול וביקורת חשבונות), התשל"ה - 1975 ותקנה 1 לתקנות האגודות השיתופיות (דוח כספי, פנקסים, ספרים והודעות) התשל"ו- 1976 , חשופה לקבלת קנס מנהלי.
לסיום, מדובר בתקופה מאתגרת, וחובה על כולנו לשמור על ריחוק חברתי על מנת להבטיח את בריאותנו ובריאות סובבנו.
כינוס אספות כלליות המחויבות על פי הכללים יעשו תוך הקפדה על כל כללי ההתנהגות וההנחיות וזאת כפי שנקבעים מעת לעת על ידי מטה הקורונה.
זו הזדמנות חשובה להתריע כי התקנון של האגודה מחייב עדכון, כולל התאמות לצורך קיומן של אספות באמצעים דיגיטליים ככל שניתן וכמובן התאמת התקנון למאה ה-21.
אנו כמובן עומדים לרשותכם בכל שאלה והבהרה.
מצ"ב נספח א "נספח להנחיות רשם האגודות השיתופיות- כינוס באמצעים דיגיטליים"
